Pengertian Definisi Agenda
Agenda adlah
buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu
kantor jawatan. Cara penggunaan buku agenda ini ada 2 macam, yaitu:
1.
Secara Double (berganda)
Surat yang diterima dan yang dikirim
dicatat dalam dua buku agenda.
a.
Agenda
keluar, untuk mendata surat-surat yang dikirim.
b.
Agenda
masuk, untuk mencatat surat-surat yang diterima.
2.
Secara Single (tunggal)
Surat yang diterima dan yang dikirim
diagendakan/dicatat dalam sebuah buku agenda saja.
a.
Buku Agenda Umum, buku agenda yang digunakan untuk
mencatat surat-surat yang dikirim dan diterima oleh semua kantor.
b.
Buku Agenda Bagian, buku agenda yang digunakan untuk
mencatat surat-surat yang dikirimkan oleh bagian-bagian kantor.
A.
Mengagendakan Surat
1.
Mengagendakan
surat dimulai pada saat mengadakan pembukuan surat-surat.
2.
Pada
awal bulan dalam satu tahun.
B.
Menutup Agenda
Buku agenda
ditutup tiap-tiap akhir tahun atau pada saat jawatan kantor tidak bekerja lagi.
Caranya:
1.
Garis
berikutnya harus digaris tebal sebagai
garis tertutup.
2.
Dua garis setelah
garis penutup itu dicantumkan kata-kata:
…………. tgl :
……………… th : …….
Agendaris
Cap
(Nama Terang)
Agendaris
biasanya termasuk dari bagian Tata Usaha, maka kadang-kadang sekretaris juga
menyatakan legalisasinya (pengesahannya) dengan mencantumkan:
Mengetahui,
Kepala
Bagian Tata Usaha
Sekretaris
Muhammad Nahwan Abyan
C.
Kewajiban Agendaris
1.
Mengagendakan
surat-surat yang masuk dan surat keluar dan membutuhkan catatan tentang
pengagendaan masing-masing surat.
2.
Mengusahakan
supaya buku-buku yang dipegang itu dapat menjadi buku petunjuk tempat dimana
surat-surat itu diagendakan.
3.
Bekerja
sama secara administrasi sebaik-baiknya dengan semua pejabat baik di
bagian/lingkungan sendiri atau di bagian lain..
